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インフォメーション

個人情報の取扱いについて

本学では、学生ならびに保証人等の個人情報について、「個人情報保護法」ならびに「学校法人筑紫女学園個人情報保護規程」等学内諸規程に則って、以下の通り取り扱います。これらの取り扱いについてあらかじめご了解ください。なお、ご不明な点や同意できない場合は、学生課までお問い合わせください。

1. 個人情報とは

本学が、業務上取得する在学生ならびに卒業生、入学予定者に関する情報であり、入学手続き時に提出された氏名、住所、生年月日、写真、その他の記載により個人を特定できるものを言います。また、在学中の修学上本学が作成する正課内外における情報(成績情報、指導記録、活動記録など)も含みます。

2. 利用目的

本学では以下に揚げる教育研究、修学支援に必要な業務を遂行するため、業務上取得した学生および保証人等の個人情報を主に、次の目的のために適正に利用します。利用目的に大きな変更が生じる際は、学生ならびに保証人に同意を得ます。
学生の個人情報は学籍番号で区分けし、主に、以下の業務遂行のため利用します。

学籍関係

学籍情報の管理、クラス名簿等の作成、休学・退学・復学等の諸手続き、編入学・転入学・再入学など

修学関係

履修相談、修学指導、履修登録・通知、授業・定期試験の運営、成績処理・通知、単位認定、卒業判定、諸資格認定など

学生生活

学生生活全般に関わる指導・助言、学生支援に関わる指導記録作成、奨学金関連業務、定期健康診断・日常の健康相談、課外活動支援、外国人留学生在留等手続、入寮・退寮手続、学生災害障害・賠償保険手続など

進路関係

就職・進路全般に関わる支援、就職・進路全般に関わる指導記録作成、進路希望登録、進路登録、就職斡旋、自主実習、課外講座運営、模擬試験運営、卒業後の在職状況把握など

その他

各種連絡・呼び出し・通知、各種証明書発行、*卒業アルバム制作、*本学広報に関わる媒体への掲載、各種調査報告、学則による処分など

* 制作の際に撮影した画像等の肖像権は大学に帰属するものとします。また、授業・課外活動・その他学校行事の際に撮影した写真・映像等は本学の教育活動および大学広報のために、大学案内をはじめとする広報媒体に使用することがあります。

3. 個人情報の第三者提供について

本学では、教育研究および学生支援に必要な業務を遂行するために、学生ならびに保証人等の個人情報を下記の通り、第三者に提供することがあります。外部業者へ業務委託する場合の業者選定にあたっては、個人情報保護体制が確立した業者を選定し、機密保持契約を締結します。

(1) 学生の学業成績等の修学状況を保証人に提供します。
本学では、保証人との連携による修学指導が教育上有効な手段であると考え、年度末の成績確定の段階で保証人宛に「成績通知書」を送付します。また、本学が開催する保護者懇談会においても履修状況・単位修得状況を提示しながら、学生生活・修学状況・進路支援等について個別面談を行います。

(2) 学生の個人情報を同窓会(紫友会)に提供します。
本学では、卒業生間のつながりの必要性を認識するとともに、同窓会活動と本学との連携を重要視しています。その活動を支援するため、学生の情報(氏名・卒業学科・住所など)を提供します。

(3) 学生の個人情報を後援会に提供します。
本学では、後援会活動と本学との連携による修学支援、修学環境整備等を重要視しています。その活動実施のため、学生の情報(氏名・所属学科・住所など)を提供します。

(4) 学生証作成に伴う個人情報を作成委託業者に提供します。

(5) 学生証に内蔵する電子マネー機能に伴う設定に必要な学生の個人情報を大学生協に提供します。

(6) 卒業証書作成に伴う個人情報を作成委託業者に提供します。

(7) 本学の広報誌媒体作成に伴う個人情報・写真等を作成委託業者へ提供します。

(8) 本学の卒業アルバム作成に伴う個人情報・写真等を作成委託業者へ提供します。

(9) 学生の健康診断実施に伴う個人情報を医療機関へ提供します。

(10) 学生ならびに保証人の個人情報を資料送付代行業者に提供します。
本学では、広報誌・後援会総会・保護者懇談会・進路支援状況の紹介などを学生本人向けならびに保証人向けに送付するために送付委託業者に対して情報(住所・氏名など)を提供します。

(11) 免許・資格の申請を行うため、学生の個人情報・成績情報などを管轄諸官庁に提供します。

(12) 学生のインターンシップ・学外実習・ボランティア・留学等に伴う個人情報を受け入れ先に提供します。

(13) 学生教育研究災害障害保険・学研災付帯賠償責任保険の加入手続きのために、学生ならびに保証人の個人情報を日本国際教育支援協会ならびに引受保険会社に提供します。

(14) 学生の奨学金の申請・交付・継続申請に伴う個人情報を奨学金団体に提供します。

(15) 学生の国内外の研修旅行・留学の実施に伴う個人情報を旅行代理店等に提供します。

(16) 授業および学生生活についてのアンケートを集計業者に提供します。

(17) 外国人留学生の在留等手続を行うため、学生の個人情報・成績情報などを管轄諸官庁に提供します。

(18) 法令に基づく場合や、学生本人または第三者の生命、身体の安全または財産その他の権利保護のため、緊急の事情、国・地方公共団体などへの協力義務に基づく合理的理由がある場合は、例外的に学生または保証人の情報を提供します。

4.共同利用について

本学では、上記2 の利用目的のために、各部署で個々に業務上取得・作成した学生および保証人等の個人情報を部署間で共有します。

5. 個人情報の管理について

(1) 業務上取得した個人情報ならびに成績情報・就職状況等の情報は、紙もしくは電子データの形態で保管します。

(2) 個人情報の管理にあたっては、「個人情報保護法」ならびに「学校法人筑紫女学園個人情報保護規程」等学内諸規程に則って、適正に利用・管理・廃棄します。

6. 個人情報の開示について

本学が業務上取得および作成した個人情報については、本人に帰属する情報に限り、開示請求することができます。しかしながら、個人情報のなかには開示請求に応じられない情報もあります。その場合は、その理由を文書により通知します。開示請求窓口は学生課です。

7. 問い合わせ・相談窓口について

お問い合わせ先:筑紫女学園大学 学生課 092-925-3515
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